Ao planejar um projeto, a precisão é fundamental. 28% dos projetos falham devido a estimativas de custos imprecisas, o que significa que seu plano de projeto vale seu tempo e atenção.
Previsões imprecisas de custos, recursos, resultados e cronogramas esperados levam a riscos de projeto que podem impactar a lucratividade e as oportunidades de crescimento da sua organização. Considere como a Apple cancelou seu tão elogiado tapete de carregamento sem fio AirPower depois de passar quase dois anos desenvolvendo-o.
A falta de gestão de custos , o desenvolvimento ineficaz de projetos e a subutilização de recursos podem levar a estouros orçamentários e até mesmo ao cancelamento de projetos. Vamos examinar mais de perto o que são excessos de custos, o que causa atrasos nos projetos e como concluir projetos com êxito sem excessos de custos.
O que é estouro de custos?
Um estouro de custos é uma mudança inesperada no orçamento de um projeto que faz com que o custo geral aumente. Isso acontece por três motivos principais:
- Fatores econômicos decorrentes de imprecisões na determinação do orçamento do projeto ou escopo de trabalho.
- Razões técnicas, incluindo erros de estimativa ou dados imprecisos.
- Razões psicológicas ou qualquer diminuição do interesse no projeto.
Quais são os sinais de gastos excessivos?
As equipes precisam ter uma compreensão precisa do progresso do projeto para que possam detectar sinais de estouro de custos. Aqui estão algumas maneiras de detectar rapidamente possíveis estouros de orçamento:
- Falta de um plano orçamentário detalhado do projeto.
- Falta de plano de contingência , o que leva a despesas incontroláveis.
- Negligenciar ferramentas para rastrear custos do projeto.
- Plano de utilização de recursos incompleto.
- Falta de vinculação dos custos a tarefas específicas e falta de estrutura de distribuição do trabalho.
- Falha na análise de projetos anteriores semelhantes e dados históricos.
- Falta de documentação dos resultados do projeto, o que leva a um aumento inexplicável da carga de trabalho.
Causas comuns de estouros de custos em projetos
Evitar estouros de custos é importante para o sucesso do projeto. E mesmo que você siga todas as regras e controles estabelecidos, ainda poderá estourar o orçamento.
Antes de examinarmos como controlar os excessos de custos, vamos examinar mais de perto as causas comuns dos excessos de custos em projetos.
Estimativas imprecisas do projeto
28% dos projetos falham devido a estimativas de design inadequadas.
A imprecisão nas estimativas pode resultar tanto da subestimação quanto da superestimação dos custos. Ambos são igualmente prejudiciais e ocorrem devido a erros de previsão intencionais ou não intencionais.
Para garantir resultados positivos do projeto, as estimativas devem basear-se em dados reais e ser precisas.
Mudança no escopo do trabalho
Num ambiente empresarial em rápida evolução e com necessidades empresariais em constante mudança, as mudanças no âmbito do trabalho são muitas vezes inevitáveis.
45% dos projetos passam por limites excessivos, e esse é um dos excessos de custo mais comuns no gerenciamento de projetos. Usar um sistema de rastreamento de projeto detalhado e completo pode ajudar a monitorar tarefas concluídas e pendentes para controlar mudanças no escopo.
Falta de gerenciamento de risco
Todo gerente de projeto espera que seus planos funcionem conforme planejado. Infelizmente, não é tão simples.
Fatores internos ou externos imprevisíveis podem causar atrasos inesperados no projeto ou resultar em custos excessivos. Uma estratégia de gerenciamento de riscos e mudanças pode ajudar sua equipe a evitar perdas financeiras.
Desvantagens da comunicação em equipes
29% dos projetos falham devido a comunicações pouco claras. A falta de comunicação básica entre os gestores de projetos e os interessados na sua implementação leva a atrasos que poderiam ter sido evitados.
Esses atrasos podem levar ao desperdício de esforços, desperdício de recursos, perda de tempo e excesso de custos no gerenciamento de projetos.
Como evitar gastos excessivos?
Uma pesquisa da McKinsey e da Universidade de Oxford mostra que mais de metade dos grandes projetos de TI excedem os seus orçamentos em mais de 45%.
À medida que os projetos tecnológicos se tornam maiores em escala e abrangem uma base organizacional mais ampla, quaisquer erros representam um enorme risco para toda a empresa.
Com mais de 66 mil milhões de dólares perdidos todos os anos devido a custos excessivos, perder o controlo do orçamento de um projecto pode resultar na perda de rentabilidade de uma empresa. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a evitar gastos excessivos no projeto e manter seu orçamento sob controle mais rígido.
Planejamento preciso do projeto
Uma das maneiras mais eficazes de garantir o sucesso do projeto é por meio de um planejamento preciso. Quanto mais precisas forem suas estimativas, maior será a probabilidade de o projeto ficar dentro do orçamento.
Um orçamento detalhado e um plano de gerenciamento de riscos ajudarão você a cobrir todas as suas necessidades e orientar seu projeto para atingir os objetivos planejados.
Exercer a devida diligência ao lidar com fornecedores
Muitos projetos exigem interação com fornecedores terceirizados. Suas responsabilidades podem incluir a execução de diversas tarefas, desde o fornecimento de matérias-primas até a fabricação de produtos.
Certifique-se de que suas equipes façam a devida diligência antes de estabelecer relacionamentos com fornecedores. Caso contrário, os fornecedores poderão ser proibitivamente caros e levar a custos excessivos evitáveis. A seguir estão as etapas básicas para verificar um fornecedor:
- Certifique-se de que o fornecedor é capaz de cumprir as tarefas atribuídas e atender às necessidades da empresa.
- Conduza uma revisão detalhada para garantir a precisão das cotações fornecidas.
- Revise o histórico do fornecedor para ver se ele tem projetos bem-sucedidos com outras empresas.
- Faça uma verificação minuciosa e garanta que o fornecedor é capaz de fornecer a qualidade e os prazos especificados no contrato.
Controle limites crescentes e otimize recursos
A pesquisa do PMI confirma que os estágios iniciais de um projeto têm o maior impacto no custo geral do projeto.
Quando os usuários finais, membros da equipe do projeto e outras partes interessadas fazem muitas solicitações de mudança no projeto, isso pode levar a custos excessivos. Revise cuidadosamente a necessidade de quaisquer alterações nos limites do projeto e esteja ciente da necessidade de realocar recursos.
Ao montar uma equipe qualificada e com ótimos recursos, você aumenta o custo-benefício do projeto e garante seu sucesso.
Implemente uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos ajuda o gerente de projetos a melhorar a eficiência e controlar os custos.
Além de monitorar de forma eficaz os recursos do projeto, permite um melhor agendamento de tarefas para evitar desperdício ou desperdício de recursos.
Comunicações claras
A comunicação perfeita usando software de gerenciamento de projetos o ajudará a concluir seu projeto no nível adequado.
As principais partes interessadas terão uma visão completa do progresso do projeto e as equipes do projeto terão acesso fácil a todos os dados necessários para realizar seu trabalho.
Acompanhe o andamento do trabalho
Para evitar estouros de custos, monitore o progresso do projeto. As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a identificar os problemas atuais e evitam que eles se transformem em problemas maiores que ameacem o sucesso do projeto.
Os gráficos de Gantt permitem acompanhar o progresso do projeto, a carga de trabalho da equipe e planejar falhas em tempo real.
O que fazer se as despesas excederem
Se, apesar dos melhores esforços da sua equipe, o custo do projeto for excedido, existem etapas que você pode seguir para ajudar a colocar o projeto de volta nos trilhos. É importante compreender que a chave para o sucesso de um projeto é o controle de quatro aspectos dos quais depende o seu custo.
O verdadeiro motivo dos gastos excessivos
Examine os itens de custo específicos que foram ultrapassados para determinar os verdadeiros motivos dos atrasos e dos custos excessivos do projeto.
É possível que uma tarefa do projeto tenha consumido mais recursos ou tempo do que o esperado, causando um efeito cascata nas tarefas subsequentes do projeto. Converse com os membros da sua equipe e faça uma análise detalhada antes de tirar qualquer conclusão.
Estratégia do projeto e gerenciamento das partes interessadas
Demasiada ênfase na orçamentação e no planeamento de projectos pode resultar numa menor atenção dada à estratégia e ao envolvimento das partes interessadas.
Articule qual é o valor estratégico do projeto desde o início para manter o foco no projeto. Ao alinhar as metas de negócios com o cronograma do projeto, você pode ajudar as equipes do projeto a evitar excessos de custos e concluir o projeto com êxito.
Suporte de equipe
Para entregar projetos de alto impacto, são essenciais uma cultura de alto desempenho, visão compartilhada e processos unificados.
Em vez de metas de trabalho individuais, crie um sistema motivacional geral para o projeto. Implementar estratégias de gerenciamento de mudanças.
A comunicação precisa e oportuna das mudanças no projeto, seus marcos e eventos importantes ajudará todos os membros da equipe a permanecerem na mesma página.
Principais práticas de gerenciamento de projetos
O uso de práticas de gerenciamento de projetos testadas e comprovadas ajudará sua equipe a concluir o projeto conforme planejado.
Implemente disciplina de processo e estabeleça procedimentos rígidos para quaisquer solicitações de mudança com um ciclo de entrega mais curto para evitar desperdícios. Isso garantirá uma distribuição clara de responsabilidades e evitará mal-entendidos dentro da equipe, e o resultado será o aumento da eficiência.
Como evitar gastos excessivos com o Wrike
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